Có được một hệ thống tổ chức công việc tổng thể và liền mạch sẽ tạo sức mạnh to lớn cho bạn vì trí óc bạn được phép loại bỏ những suy nghĩ vụn vặt và hướng vào tập trung trực giác, không bị những vấn đề chưa được giải quyết hợp lý làm rối loạn. Nhưng để điều đó xảy ra, hệ thống tổ chức vật chất của bạn phải tốt hơn hệ thống tổ chức trí óc.

Trong chương này, tôi sẽ hướng dẫn các bước tổ chức và những công cụ cần thiết khi xử lý thông tin trong hệ thống. Khi bạn bắt đầu xử lý thông tin “bên trong”, bạn sẽ tạo ra các danh sách và nhóm thông tin bạn muốn sắp xếp và bạn sẽ thay đổi suy nghĩ về những thứ có thể bổ sung vào. Nói cách khác, hệ thống tổ chức công việc của bạn không nhất thiết phải được tạo ra trong một lần. Nó sẽ thay đổi khi bạn xử lý các dữ liệu và kiểm tra xem bạn đã để mọi thứ vào vị trí tốt nhất đối với mình chưa?

Tôi có tất cả những thứ đó, nhưng lại không nhớ để chúng ở đâu.

--Khuyết danh

Các nhóm cơ bản

Có bảy nhóm sự việc chủ yếu bạn muốn theo dõi và quản lý từ khía cạnh tổ chức, đó là:

• Một danh sách “Kế hoạch”

• Tài liệu hỗ trợ kế hoạch

• Các hành động đã lên lịch thực hiện và thông tin

• Các danh sách “Công việc tiếp theo”

• Danh sách “Chờ đợi”

• Tài liệu tham khảo

• Danh sách “Một ngày nào đó/Có thể”

Tầm quan trọng của những vách ngăn cứng

Điều rất quan trọng là các nhóm sự việc này phải tách biệt với nhau. Mỗi một nhóm thể hiện một kiểu cam kết riêng biệt mà chúng ta đã cam kết với bản thân, và nếu chúng không có ranh giới rõ ràng, thậm chí lẫn lộn vào nhau, thì giá trị tổ chức sẽ bị mất đi nhiều.

Nếu bạn để nhóm thông tin tham khảo lẫn vào chồng thông tin đang muốn đọc, bạn sẽ bị rối loạn trước hàng đống thông tin. Nếu bạn để thông tin trong danh sách “Công việc tiếp theo” cần phải lên lịch thực hiện, bởi vì chúng phải diễn ra vào một ngày cụ thể, thì sau đó bạn sẽ không còn tin vào cuốn lịch nữa, và bạn sẽ thường xuyên phải xem xét lại danh sách công việc tiếp theo. Nếu bạn có một kế hoạch nhưng chưa làm gì trong một thời gian, nó cần được đưa vào nhóm “Một ngày nào đó/Có thể” để bạn có thể quan tâm đến danh sách “Kế hoạch” với sự tập trung cao tạo ra hành động cần thiết. Và nếu có một việc bạn “Chờ đợi” nằm trong danh sách những công việc tiếp theo, bạn sẽ liên tục bị sa lầy vào những suy nghĩ không cần thiết.

Những thứ bạn thật sự cần là các danh sách và cặp đựng tài liệu

Khi bạn đã biết mình cần theo dõi cái gì (xem trong chương trước, phần Xử lý), tất cả những gì bạn cần là các danh sách, cặp đựng tài liệu tham khảo và hỗ trợ. Danh sách của bạn (cái mà tôi đã chỉ ra cũng có thể là những tài liệu trong cặp đựng hồ sơ) sẽ theo dõi các kế hoạch và một ngày nào đó/có thể, cũng như những hành động bạn sẽ phải thực hiện trong những nút thòng lọng để mở đang hoạt động của bạn. Cặp đựng tài liệu (bằng giấy hay cặp kỹ thuật số) rất hữu ích để lưu trữ tài liệu tham khảo và thông tin hỗ trợ cho các kế hoạch đang triển khai.

Tôi không bao giờ phí phạm một xu để có được sự đơn giản ở bên này của sự phức tạp. Nhưng tôi lại dành cả đời mình để có được sự đơn giản ở bên kia sự phức tạp.

--Oliver Wendell Holmes

Rất nhiều người đã lập các danh sách trong nhiều năm nhưng chưa bao giờ thấy tiến trình này có hiệu quả thật sự. Có một sự hoài nghi về những hệ thống đơn giản như hệ thống tôi đang hướng dẫn. Bởi vì hầu hết những người lập danh sách đều không đưa những thứ phù hợp vào danh sách hoặc chưa hoàn thành chúng. Điều đó khiến các danh sách không thể phát huy hết chức năng của nó. Tuy nhiên, một khi bạn biết được nên đưa cái gì vào trong danh sách, mọi việc sẽ trở lên dễ dàng hơn nhiều và sau đó, bạn chỉ cần biết cách quản lý chúng.

Như tôi đã nói, bạn không cần phải tạo ra một cấu trúc bên ngoài của thứ tự ưu tiên trong danh sách mà bạn cần phải sắp xếp lại hoặc viết lại chúng khi mọi thứ thay đổi. Cố gắng áp đặt những khuôn mẫu như vậy là nguyên nhân chủ yếu gây ra sự thất vọng trong vấn đề tổ chức cho nhiều người. Bạn sẽ sắp đặt thứ tự ưu tiên theo trực giác hơn khi bạn xem toàn bộ danh sách để đề phòng có nhiều biến số thay đổi. Danh sách chỉ là một cách giúp bạn theo dõi toàn bộ công việc đang thực hiện mà bạn đã cam kết. Danh sách cũng là một cách giúp bạn biết được những việc tồn đọng để xem xét lại.

Khi tôi nói đến một “danh sách”, bạn nên hiểu rằng nó không gì khác ngoài một nhóm sự việc có một số tính chất giống nhau. Một danh sách có thể là: (1) một cặp đựng hồ sơ với những mẩu ghi chú riêng cho các mục khác nhau trong cùng một nhóm; (2) một danh sách thật sự được viết trên giấy (thường là một cuốn sổ công tác hay sổ kế hoạch); hoặc (3) một bảng kê trong một chương trình phần mềm hoặc thiết bị kỹ thuật số, ví dụ nhóm công việc trong phần mềm Microsoft Outlook hoặc nhóm trong phương tiện trợ giúp kỹ thuật số cá nhân cầm tay PDA.

Tổ chức phương tiện nhắc việc

Nếu bạn đã làm rỗng giỏ đựng thông tin thì chắc chắn bạn đã tạo ra rất nhiều các phương tiện nhắc việc “treo”, miêu tả các hành động cần-hơn-2-phút thực hiện và không thể chuyển cho người khác. Bạn sẽ có thể có từ 20 đến 60, 70 hoặc nhiều hơn các hạng mục như vậy. Bạn cũng sẽ có thể tích lũy các phương tiện nhắc việc bạn cần chuyển giao cho người khác, hoặc cần được xếp vào lịch hay cặp hồ sơ “Một ngày nào đó/Có thể”.

Bạn cũng sẽ muốn sắp xếp những thứ này thành các nhóm có giá trị với bạn để có thể xem xét lại sau, như là những việc cần làm khi bạn có thời gian. Bạn cũng muốn quyết định cách thức tổ chức thành nhóm phù hợp nhất, bất kể ở dạng hạng mục trong cặp đựng hồ sơ hay danh sách, ghi trên giấy hay phương tiện kỹ thuật số.

Những hành động được xếp vào lịch

Theo mục đích của việc tổ chức, như tôi đã nói, có hai loại hành động cơ bản: những hành động cần được thực hiện vào ngày hoặc thời gian cụ thể và những hành động cần được làm càng sớm càng tốt khi bạn có thời gian để ý đến chúng, sẽ là những hạng mục được xếp vào lịch của bạn. Những hạng mục hành động được đưa vào lịch có thể có thời gian cụ thể (“từ 4 đến 5 giờ: gặp Jim”) hoặc ngày cụ thể (“gọi điện cho Rachel vào thứ ba để hỏi xem cô ấy có đề xuất gì không”).

Khi xử lý thông tin trong giỏ thông tin, bạn có thể phát hiện ra những thứ mà bạn sẽ chuyển ngay sang lịch. Ví dụ, bạn nhận ra rằng, công việc tiếp theo của đi khám bệnh định kỳ là gọi điện và hẹn, và như vậy (hành động này không mất quá 2 phút) bạn đã thật sự làm luôn khi thấy nó. Viết một cuộc hẹn lên lịch khi bạn làm là một việc bình thường.

Tuy nhiên, điều mà nhiều người muốn làm, dĩ nhiên là dựa theo những thói quen cũ, là lập danh sách việc làm hàng ngày, đưa các hành động vào lịch mà họ cho rằng thật sự thích làm nhưng rồi họ lại không làm và hành động đó bị đẩy sang các ngày sau. Kháng cự tức là thúc đẩy. Bạn phải tin cuốn lịch là một vật thiêng liêng phản ánh thật sự những giới hạn trong cam kết hàng ngày của bạn, mà những cam kết đó phải nhìn thoáng qua cũng thấy khi bạn bắt đầu làm việc. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu cuốn lịch làm việc chỉ ghi những công việc bạn phải hoàn thành trong ngày hôm đó. Khi cuốn lịch làm việc được sử dụng đúng chức năng trong tổ chức, phần lớn các hành động bạn cần phải làm được chuyển sang mục “làm càng sớm càng tốt, đề phòng mình phải làm những thứ khác”.

Tổ chức các hành động càng sớm càng tốt theo hoàn cảnh

Trong nhiều năm làm việc, tôi nhận ra cách tốt nhất để nhớ đến những việc “làm càng sớm càng tốt khi có thể” là đặt nó vào một hoàn cảnh cụ thể phải có hành động đó − hoàn cảnh đó có thể là công cụ, địa điểm hay người cần thiết để hoàn thành công việc. Ví dụ, nếu công việc cần có máy tính, nó sẽ được đưa vào danh sách “Làm việc với máy tính”. Nếu công việc yêu cầu bạn đi lòng vòng bằng ôtô (ví dụ, ghé vào ngân hàng hoặc tới cửa hàng), thì danh sách “Các việc vặt” là nơi phù hợp để theo dõi. Nếu công việc tiếp theo là nói chuyện trực tiếp với đối tác Emily, thì hãy cho nó vào cặp hồ sơ “Emily” hoặc danh sách phù hợp nhất.

Những nhóm công việc này được phân biệt thế nào phụ thuộc vào: (1) có bao nhiêu hành động bạn phải theo dõi; và (2) thời gian bạn thay đổi hoàn cảnh thực hiện chúng.

Nếu bạn chỉ có 25 công việc tiếp theo phải làm thì một danh sách “Các công việc tiếp theo” là đủ. Nó có thể bao gồm nhiều mục như “nói chuyện với sếp về vấn đề thay đổi nhân sự” và “soạn thảo ý tưởng cho cuộc họp ngoài lề”. Tuy nhiên, nếu bạn có 50 hay 100 công việc tiếp theo đang treo thì việc đặt chúng vào một danh sách quá lớn sẽ khiến bạn khó có thể biết cần phải xem cái gì. Mỗi khi có thời gian để làm một việc gì đó, bạn lại phải dành thời gian không cần thiết để phân loại. Nếu bạn tình cờ được nghỉ giữa chừng trong cuộc họp và bạn có thể gọi vài cuộc điện thoại, khi đó, bạn sẽ phải xác định các hạng mục trong hàng đống những hạng mục không liên quan. Khi ra ngoài để làm những việc lặt vặt, bạn có thể muốn thực hiện danh sách “Các việc vặt” và tạo thêm một danh sách khác.

Một nhân tố hiệu quả khác mà loại hình tổ chức này ủng hộ là nâng cao năng lượng khi bạn ở trong một trạng thái nào đó. Khi bạn đang trong “trạng thái gọi điện”, nó giúp bạn gọi rất nhiều cuộc điện thoại – hãy làm trống danh sách “Gọi điện”. Khi máy tính của bạn hoạt động, sẽ rất hữu ích nếu bạn thực hiện những việc cần làm trên máy càng nhiều càng tốt mà chưa cần phải chuyển sang loại hình công việc khác. Nhiều người có thể nhận thấy, sẽ mất nhiều năng lượng hơn khi chuyển đổi từ một chuỗi hành vi này sang một chuỗi hành vi và công cụ khác. Và rõ ràng, khi một người quan trọng đang ngồi trước bạn thì tốt nhất là bạn nên nói tất cả những gì bạn cần trao đổi với họ ngay lập tức.

Những nhóm thông dụng nhất của phương tiện nhắc việc

Bạn có thể nhận ra ít nhất một vài trong số những tiêu đề danh sách thông dụng các công việc tiếp theo có ý nghĩa với bạn.

• “Các cuộc điện thoại”

• “Làm việc với máy tính”

• “Các việc vặt”

• “Các công việc văn phòng” hoặc “Tại văn phòng” (hoặc cả hai)

• “Ở nhà”

• “Chương trình làm việc” (cho các cá nhân và các cuộc họp)

• “Đọc/Xem xét lại”

“Các cuộc điện thoại”. Đây là danh sách tất cả các cuộc điện thoại mà bạn cần thực hiện. Bạn có thể thực hiện danh sách này miễn là bạn có sẵn điện thoại. Bạn càng di chuyển nhiều (đặc biệt nếu bạn có điện thoại di động) thì bạn càng thấy nó tiện ích: những khoảng thời gian ít ỏi tình cờ có được − khi bạn đang nghỉ giải lao hay đợi máy bay − là cơ hội hoàn hảo để bạn hoàn thành danh sách “Các cuộc điện thoại”. Có một danh sách ”Các cuộc điện thoại” riêng sẽ khiến bạn dễ dàng tập trung hơn và lựa chọn các cuộc điện thoại cần thiết nhất để thực hiện ngay.

Tôi khuyên bạn nên dành thời gian ghi lại số điện thoại ngay bên cạnh mỗi mục gọi. Nhiều trường hợp bạn đã có thể thực hiện cuộc gọi nếu có sẵn số điện thoại, nhưng nếu phải tìm số thì bạn không thể thực hiện được ngay.

“Làm việc với máy tính”. Nếu bạn làm việc với máy tính − đặc biệt là bạn có máy tính xách tay hoặc một máy tính cá nhân ở chỗ làm và một máy tính ở nhà − sẽ rất hữu ích nếu bạn nhóm chung tất cả các hành động bạn cần thực hiện mỗi khi bật máy tính. Điều này cho phép bạn xem xét toàn bộ những công việc cần làm với máy tính, nhắc nhở bạn những email cần gửi, những tài liệu cần soạn thảo hay chỉnh sửa,...

Vì tôi phải đi công tác nước ngoài rất nhiều nên thậm chí, tôi còn duy trì cả một danh sách “Trên chuyến bay” tách biệt với danh sách “Làm việc với máy tính”. Khi ở trên máy bay, tôi không thể dễ dàng truy cập trang web hay máy chủ. Thay vì phải suy nghĩ lại xem có thể làm gì và không làm được gì với những hạng mục trong danh sách “Làm việc với máy tính”, tôi có thể tin tưởng rằng, không có một hành động nào trong danh sách này đòi hỏi tôi phải truy cập mạng. Điều đó khiến trí óc tôi thanh thản nghĩ đến sự lựa chọn theo các tiêu chí khác.

Chúng ta phải cố gắng có được sự đơn giản bên ngoài sự phức tạp.

--John Gardner

Nếu bạn chỉ có một chiếc máy tính ở nơi làm việc, bạn có thể không cần một danh sách “Làm việc với máy tính”, danh sách “Các công việc văn phòng” có thể bao gồm những công việc này bởi văn phòng là nơi duy nhất bạn có thể thực hiện được các công việc đó. (Tương tự, nếu bạn chỉ có một chiếc máy tính ở nhà và không phải là máy tính xách tay, bạn có thể đặt các công việc liên quan đến máy tính vào trong danh sách “Ở nhà”).

“Những việc vặt”. Sẽ rất có ý nghĩa nếu bạn đưa vào một phương tiện nhắc việc duy nhất tất cả những việc vặt cần làm khi bạn “đi loanh quanh ra ngoài”. Khi bạn phải lấy ôtô ra và đi đâu đó, sẽ rất tuyệt nếu bạn có thể nhìn vào danh sách “Các việc vặt” khi đang đi trên đường. Những hành động như “lấy giấy chứng nhận mua cổ phiếu tại ủy ban chứng khoán”, “lấy tranh ở cửa hàng đóng khung” và “mua cây thuốc lá cảnh ở vườn ươm cây” nên được xếp vào danh sách “Các việc vặt”.

Dĩ nhiên danh sách này không phức tạp hơn một danh mục “Thư cần gửi” trong cuốn sổ kế hoạch của bạn, hay một khay đựng trong nhóm “Các việc vặt” trong phần “Việc cần làm” trong thiết bị tổ chức cầm tay Palm.

Cũng cần thiết phải kiểm tra các mục phụ trong danh sách “Các việc vặt”. Ví dụ, ngay sau khi bạn thấy rằng cần phải mua một món đồ gì đó ở cửa hàng, bạn có thể muốn lập một mục phụ “Cửa hàng tạp hóa” và ghi vào đó tất cả những gì bạn muốn mua ở cửa hàng khi bạn nhớ ra. Ở mức độ đơn giản, bạn có thể lấy một mẩu giấy ghi “Cửa hàng tạp hóa”, ở mức độ phức tạp, nếu bạn đang sử dụng danh sách kỹ thuật số, bạn có thể tạo thêm một ghi chú là “Cửa hàng tạp hóa” vào danh sách của bạn và điền chi tiết vào đó.

Vì tôi đi lại trong các thành phố lớn nhiều nên tôi có hai danh sách “Các việc vặt”, đó là “Việc vặt ở nhà” và “Việc vặt ở bất cứ chỗ nào” cho tất cả những việc tôi có thể làm trên đường. “Ống nối hình chữ T cho ống nước” sẽ cho vào “Việc vặt ở nhà”, nhưng “mua tất” có thể cho vào “Việc vặt ở bất cứ chỗ nào”.

“Các công việc văn phòng”/”Tại văn phòng”. Nếu bạn làm việc trong văn phòng, bạn sẽ có những việc chỉ có thể làm được ở đó và sẽ rất hữu ích nếu bạn có một danh sách các việc như vậy trước mặt. Kể cả khi bạn có điện thoại và máy tính, bạn có danh sách “Các cuộc điện thoại” và “Làm việc với máy tính” riêng, thì những danh sách này cũng vẫn cần thiết. Tôi chỉ dùng danh sách “Các công việc văn phòng” hoặc “Tại văn phòng” cho việc cần phải nối mạng trực tuyến hoặc thuận tiện nhất trong văn phòng, ví dụ một thiết bị nhắc việc tải một phần mềm từ trang Web.

“Ở nhà”. Rất nhiều hành động có thể thực hiện khi bạn ở nhà và rất hợp lý khi có một danh sách các việc đó. Tôi chắc chắn bạn có một số kế hoạch cá nhân và kế hoạch cho gia đình mình, và điều tiếp theo thường làm với danh sách này chỉ là thực hiện chúng. “Treo bức ảnh mới”, “sắp xếp lại các đĩa CD” và “cất quần áo mùa đông vào tủ quần áo” có thể là những mục điển hình trong danh sách này.

Nếu bạn có một phòng làm việc tại nhà giống tôi thì bất cứ việc gì chỉ có thể làm tại đó nên được ghi vào danh sách “Ở nhà” (nếu bạn chỉ làm việc ở nhà và không phải đi tới văn phòng, bạn không cần phải có danh sách “Tại văn phòng” mà chỉ cần một danh sách “Ở nhà” là đủ).

“Chương trình làm việc”. Bạn sẽ thường xuyên nhận thấy rất nhiều công việc tiếp theo của bạn cần phải xảy ra hoặc là vào một thời điểm cụ thể với một người nào đó, hoặc được đưa ra tại cuộc họp ủy ban, nhóm hay nhân viên. Bạn phải nói chuyện với đối tác về kế hoạch năm tới; bạn biết kế hoạch làm việc mùa xuân của chồng; bạn phải giao nhiệm vụ cho thư ký, một việc rất phức tạp nếu giải thích qua email. Và bạn phải ông bố sự thay đổi trong chính sách báo cáo chi tiêu vào cuộc họp nhân viên ngày thứ hai.

Những công việc tiếp theo cần được đặt trong các danh sách “Chương trình làm việc” riêng biệt cho từng người và từng cuộc họp (giả sử bạn tham gia những cuộc họp đó thường xuyên). Nếu bạn tận tâm về quyết định tất cả các công việc tiếp theo, có thể bạn sẽ phải cần từ 3 đến 15 danh sách như vậy. Theo tôi, phải có những tập hồ sơ hay danh sách riêng biệt cho sếp, đối tác, trợ lý, vợ chồng hay con cái của bạn. Bạn cũng nên có hồ sơ cho luật sư, nhà tư vấn tài chính, kế toán và nhà tư vấn máy tính, cũng như cho bất cứ ai bạn cần giải quyết công việc trong lần gọi điện sau.

Nếu bạn tham gia vào các cuộc họp sắp tới − họp nhân viên, họp dự án, họp ban quản trị, họp hội đồng,… − thì những cuộc họp đó cũng cần được lập hồ sơ riêng. Trong các hồ sơ này, bạn có thể lựa chọn những gì sẽ nêu ra trong cuộc họp.

Thông thường, bạn sẽ muốn giữ lại một danh sách tạm thời những gì bạn sẽ phải làm với một người nào đó trong thời gian ngắn. Ví dụ, nếu bạn thuê một nhà thầu để sửa chữa, xây mới nhà hay bất động sản của mình, bạn có thể tạo một danh sách cho anh ta trong suốt quá trình. Khi bạn kiểm tra công trình nhưng anh ta không có mặt ở đó và bạn có thể có một vài điều cần trao đổi với anh ta, thì danh sách đó phải dễ nắm bắt và tiếp cận khi cần thiết.

Với tính hữu dụng của loại danh sách này, hệ thống của bạn cần cho phép bạn thêm “Các chương trình làm việc phát sinh” (khi cần thiết) nhanh chóng và thuận tiện. Ví dụ, việc bổ sung một trang cho một cá nhân hay cuộc họp trong “Chương trình làm việc” ở cuốn sổ dự án chỉ mất vài giây, cũng giống như việc thêm một “Ghi chú” trong nhóm “Chương trình làm việc” trong thiết bị trợ giúp cá nhân kỹ thuật số PDA.

“Đọc/Xem xét lại”. Đôi lúc, bạn sẽ khám phá ra trong giỏ đựng thông tin đầu vào của mình có những thứ mà công việc tiếp theo là đọc. Tôi hy vọng bạn luôn nhớ nguyên tắc 2 phút và nhanh chóng đọc lướt các hạng mục − quẳng đi, lập hồ sơ hay chuyển chúng đến những vị trí thích hợp.

Những người sử dụng thời gian cá nhân tệ nhất là những người đầu tiên luôn phàn nàn thiếu thời gian.

--Jean de La Bruysre

Với những hạng mục cần đọc phải mất hơn 2 phút để thực hiện, tốt nhất bạn nên quản lý trong một giỏ đựng riêng biệt có dán nhãn “Đọc/Xem xét lại”. Đây vẫn là “một danh sách” theo định nghĩa của tôi, nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu xếp các tài liệu và tạp chí vào một khay hay một cặp đựng tài liệu có thể xách đi được.

Đối với nhiều người, tài liệu cần “Đọc/Xem xét lại” rất nhiều. Đó là lý do tại sao nó chỉ dành cho những hành động kéo dài-hơn-2-phút mà bạn thật sự muốn đọc khi có thời gian. Bản thân nó cũng đủ khiến bạn nản chí, nhưng mọi thứ sẽ vượt qua khỏi tầm kiểm soát và bị tê liệt nghiêm trọng nếu giới hạn của nhóm này không được xác định rõ ràng. Ít nhất mô hình phác thảo ban đầu cũng giúp bạn nhận thức được và có một loại hình cơ chế tự điều khiển nào đó sẽ giúp bạn nhận thức rõ hơn cái gì muốn giữ và cái gì phải loại bỏ.

Cũng rất hữu ích nếu trong tay bạn có sẵn một số tài liệu để đọc và dễ dàng lấy ra khi bạn có thời gian rảnh rỗi, ví dụ: bạn đang trên đường đi họp mà cuộc họp đó có thể bắt đầu muộn; bạn tham dự một cuộc hội thảo nhưng không có gì để thảo luận; bạn có cuộc hẹn với nha sĩ nhưng phải chờ đợi. Đây là những cơ hội tốt để bạn xử lý những tài liệu cần đọc. Những người không tổ chức tài liệu dưới dạng “Đọc/Xem xét lại” sẽ lãng phí rất nhiều thời gian vì cuộc sống có nhiều những khoảng thời gian ngắn ngủi để có thể xử lý công việc.

Tổ chức danh sách “Chờ đợi”

Giống như những phương tiện nhắc việc bạn cần làm, phương tiện nhắc những việc bạn chờ đợi để lấy lại hoặc chờ đợi người khác thực hiện cũng cần được phân loại và xếp nhóm. Bạn không nhất thiết phải theo dõi những bước hành động riêng biệt mà chỉ cần theo dõi các dự án cuối cùng hoặc tài liệu chuyển giao cuối cùng do người khác chịu trách nhiệm. Ví dụ: bạn đặt vé xem ca nhạc tại rạp hát, máy quét sẽ được đem đến văn phòng, tài liệu trong dự án đã được phía khách hàng phê duyệt... Bạn không cần có phương tiện nhắc việc khi công việc tiếp theo là trách nhiệm của người khác, mà chỉ cần biết việc bạn cần chờ đợi gì, ở ai. Vai trò của bạn là xem xét lại danh sách đó thường xuyên theo yêu cầu và đánh giá xem bạn có phải đưa ra hành động nào không (ví dụ, kiểm tra hiện trạng hoặc thúc đẩy dự án).

Bạn có thể nhận thấy hiệu quả khi bạn luôn giữ danh sách “Chờ đợi” trong cùng một hệ thống với phương tiện nhắc việc cho danh sách “Các công việc tiếp theo”. Trách nhiệm đối với công việc tiếp theo có thể chuyển từ bên này sang bên kia nhiều lần trước khi dự án hoàn thành. Ví dụ, bạn có thể phải gọi điện cho người bán hàng để yêu cầu một kế hoạch cho công việc (trong danh sách “Các cuộc điện thoại”). Sau khi gọi điện, bạn đợi người bán hàng quay lại với kế hoạch (kế hoạch sẽ được chuyển sang danh sách “Chờ đợi”). Khi kế hoạch được chuyển tới, bạn sẽ phải xem xét nó (nó sẽ nằm trong giỏ “Đọc/Xem xét lại”). Khi đã xử lý xong, bạn gửi nó cho sếp để được phê duyệt (bây giờ nó lại quay trở lại danh sách “Chờ đợi”),...

Bạn sẽ có cảm giác an tâm khi biết danh sách “Đang chờ đợi” của bạn là một kho lưu trữ hoàn hảo toàn bộ những gì bạn quan tâm mà mọi người được cho là sẽ thực hiện.

Sử dụng hạng mục gốc như một phương tiện nhắc việc

Cách hiệu quả nhất để theo dõi các phương tiện nhắc việc là đưa chúng vào trong danh sách hay cặp đựng tài liệu khi bạn gặp những hành động đó. Bạn có thể ghi tóm tắt khi họp với sếp nhưng bạn cũng có thể bỏ qua bản ghi này ngay sau khi đưa ra bất kỳ dự án hay hành động nào liên quan đến chúng. Trong khi cố gắng sử dụng hộp thư thoại, một số người vẫn cần danh sách “Các việc cần xử lý”, đó không phải là cách hiệu quả nhất để quản lý những phương tiện nhắc việc được gắn với chúng.

Tuy nhiên, cũng có một vài ngoại lệ với quy tắc này. Một số loại thông tin đầu vào có thể có hiệu quả nhất khi tự chúng đóng vai trò nhắc việc cho các hành động cần thực hiện hơn là việc bạn phải viết điều gì đó về chúng trong một danh sách. Điều này đặc biệt đúng với một số tài liệu dạng văn bản và email.

Quản lý luồng công việc trên giấy tờ

Bản thân một số thứ đã là phương tiện nhắc việc tốt nhất. Nhóm các bài báo, ấn phẩm hay tài liệu “Đọc/Xem xét lại” là ví dụ điển hình nhất. Nó có hại nếu chúng ta viết “Xem xét lại tạp chí Fortune” trong một danh sách công việc nào đó trong khi bạn có thể chỉ cần đưa nó vào trong giỏ “Đọc/Xem xét lại” là được.

Một ví dụ khác, mọi người thấy dễ dàng hơn khi xử lý các hóa đơn bằng cách thanh toán chúng tại một thời điểm và ở một chỗ. Họ sẽ muốn giữ hóa đơn trong cặp đựng hồ sơ hay trong giỏ đựng có dán nhãn “Các hóa đơn cần thanh toán” (hoặc tổng quát hơn là “Vấn đề tài chính cần xử lý”). Tương tự, những biên lai cho các khoản chi tiêu sẽ được xử lý tại thời điểm phát sinh hoặc lưu giữ trong phong bì hay cặp đựng hồ sơ có nhãn “Các biên lai cần xử lý” .

Bản chất cụ thể của công việc, thông tin đầu vào và môi trường làm việc của bạn có thể có hiệu quả đối với việc tổ chức các nhóm khác chỉ sử dụng giấy tờ ban đầu. Ví dụ, một chuyên gia chăm sóc khách hàng có thể phải giải quyết rất nhiều yêu cầu nảy sinh dưới dạng văn bản. Trong trường hợp này, việc lưu giữ những giỏ thông tin hay hồ sơ chỉ bao gồm những mục có thể hành động là cách quản lý tốt nhất.

Việc ghi phương tiện nhắc việc vào một danh sách hay việc sử dụng tài liệu gốc trong giỏ thông tin hay kẹp hồ sơ tốt hơn phụ thuộc nhiều vào công tác hậu cần. Bạn có thể sử dụng các phương tiện nhắc việc này ở những nơi khác ngoài ngăn kéo bàn làm việc không? Nếu có, bạn phải xem xét tới khả năng có thể mang tài liệu đi cùng. Nếu bạn không thể làm việc đó ở nơi nào khác ngoài bàn làm việc thì việc quản lý những phương tiện nhắc việc chỉ tại nơi làm việc sẽ tốt hơn.

Cho dù bạn chọn phương án nào, những phương tiện nhắc việc phải dễ nhìn thấy, tách biệt theo yêu cầu của công việc tiếp theo. Nếu công việc tiếp theo trong thứ tự làm việc là gọi điện thì nó phải được đưa vào danh sách “Các cuộc điện thoại”. Nếu công việc tiếp theo là xem xét lại thông tin và nhập vào máy tính, nó sẽ được đưa sang danh sách “Làm việc với máy tính”. Tôi nhận thấy, nhân tố làm giảm mạnh nhất tính hiệu quả của nhiều hệ thống luồng công việc là lưu giữ tất cả các tài liệu của một loại (ví dụ như các yêu cầu dịch vụ) trong cùng một khay, cho dù mỗi loại hành động khác nhau cần một khay riêng. Một yêu cầu cần phải gọi điện, yêu cầu khác là xem xét lại dữ liệu và yêu cầu khác nữa là đợi ai đó xem lại thông tin, nhưng tất cả lại được phân loại vào cùng một nhóm. Cách sắp xếp này khiến đầu óc của chúng ta tê liệt trước hàng đống yêu cầu, bởi vì tất cả các quyết định về các công việc tiếp theo đang bị treo.

Hệ thống cá nhân của tôi rất dễ di chuyển, với hầu hết mọi thứ đều được xếp trong danh sách, nhưng tôi vẫn duy trì hai nhóm nhắc việc dạng giấy. Tôi mang theo một kẹp hồ sơ bằng nhựa dán nhãn “Đọc/Xem xét lại” và một kẹp hồ sơ khác với nhãn “Mục dữ liệu”. Ở kẹp hồ sơ thứ hai, tôi cho vào tất cả những gì có công việc tiếp theo, chỉ đơn giản là nhập dữ liệu vào máy tính (những tấm card visit cần lưu vào danh sách điện thoại/địa chỉ, những trích dẫn trong dữ liệu “trích dẫn” của tôi, các bài báo viết về các nhà hàng mà tôi muốn đưa vào trong danh sách phụ của “Du lịch thành phố”,…).

Quản lý luồng công việc trên email

Giống như những thông tin trên giấy, các email cần có hành động đôi khi được sử dụng như phương tiện nhắc việc tốt nhất cho chính chúng – trong trường hợp này nó nằm trong hệ thống email được theo dõi. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có quá nhiều email và phải dành rất nhiều thời gian xử lý chúng. Những email bạn phải xử lý có thể lưu trữ trong hệ thống thay vì phải ghi những hành động kèm theo chúng vào một danh sách.

Nhiều khách hàng của tôi thấy hữu ích khi thiết lập hai hay ba tệp thông tin trong email của mình. Đúng vậy. Hầu hết các tệp thông tin trong email được sử dụng để tham khảo hay lưu trữ thông tin, nhưng nó cũng có khả năng thiết lập một hệ thống lưu trữ các thông tin có thể hành động một cách có tổ chức, bên ngoài của hệ thống thông tin “trong” (nơi hầu hết mọi người giữ thông tin).

Tôi khuyên bạn nên tạo ra một tệp chứa các email mà bạn phải xử lý nhiều-hơn-2-phút (lại một lần nữa, bạn phải có khả năng gửi đi nhiều thông điệp ngay tức thì bằng cách tuân theo nguyên tắc 2 phút). Tên tệp phải được bắt đầu bằng một chữ cái hoặc biểu tượng để: (1) nó khác với danh sách tham khảo của bạn; và (2) nó nằm trong tệp tin hàng đầu trong thanh công cụ. Nếu sử dụng những biểu tượng như “@” trong Microsoft hay “_” trong Lotus, nó sẽ xếp hàng đầu trong hệ thống. Tên tệp tin của bạn là “@ Công việc” sẽ lưu giữ những email mà bạn cần xử lý.

Sau đó, bạn có thể tạo ra tệp tin có tên “@ Chờ đợi” sẽ nằm ở cùng chỗ với tệp tin “@ Công việc”. Khi bạn nhận được email chỉ rõ ai đó phải làm gì mà bạn cần theo dõi, bạn có thể cho nó vào tệp tin “@ Chờ đợi”. Nó cũng lưu giữ các phương tiện nhắc việc của những gì bạn giao cho người khác làm thông qua email: khi bạn chuyển tiếp cái gì cho ai, hay sử dụng email để đưa ra một yêu cầu hoặc chuyển giao công việc, hãy lưu lại một bản trong tệp tin “@ Chờ đợi” .

Một số phần mềm ứng dụng (ví dụ phần mềm Lotus Notes) cho phép bạn lập hồ sơ một bản sao chép của email vào một tệp khi gửi email đó đi (nhấn vào nút “Gửi và lưu hồ sơ”). Một số phần mềm khác (ví dụ Outlook) sẽ tự động lưu vào tệp tin “Thư gửi đi” của bạn. Trong trường hợp sau, có vẻ như giải pháp tốt nhất đối với nhiều người là sao chép (gửi lưu cho biết địa chỉ hoặc gửi lưu không cho biết địa chỉ) bức thư khi họ chuyển chúng qua email và sau đó đưa bản sao chép đó vào tệp tin “@ Đang chờ đợi” (khi sử dụng chương trình phần mềm Outlook, nó sẽ gửi tự động bất cứ email nào bạn gửi lưu cho chính mình trong một tệp tin đã chọn. Đây chính là kiểu bản sao của tiến trình vừa trình bày).

Xử lý “làm rỗng” thông tin “đầu vào”. Phương pháp được mô tả chi tiết ở trên cho phép bạn xử lý và làm rỗng tất cả email trong giỏ thông tin thư đến. Đây chính là công cụ tuyệt vời giúp bạn hiểu rõ và kiểm soát công việc hàng ngày. Bạn sẽ sử dụng giỏ thông tin thư đến như thông tin đầu vào, do đó, bất cứ thư nào còn trong đó sẽ được coi như một tin nhắn trong máy điện thoại trả lời tự động – đèn nháy báo cho bạn biết cần phải xử lý thông tin! Một số người sử dụng thư mục thư đến trong hộp thư điện tử như nơi lưu trữ thông tin chưa được xử lý hay thông tin tham khảo. Đây là một thói quen làm cho trí óc họ tê liệt: họ phải đánh giá lại bất cứ thứ gì vào bất cứ khi nào nhìn vào màn hình. Nếu chưa bao giờ hòm thư điện tử của bạn đầy email, phương pháp này có thể hợp lý, nhưng nó không thể áp dụng được với số lượng email mà hầu hết các chuyên gia nhận được và phải xử lý hàng ngày.

Một lần nữa, việc xử lý làm rỗng thông tin đầu vào không có nghĩa là bạn phải xử lý mọi thứ. Bạn chỉ xóa đi những gì có thể xóa và lập hồ sơ những gì bạn muốn lưu lại nhưng không cần phải làm gì với chúng, trả lời luôn tất cả những thư không-cần-quá-2-phút và chuyển sang tệp phương tiện nhắc việc những thứ bạn đang đợi và toàn bộ email bạn phải hành động. Bây giờ, bạn có thể mở tệp “@ Chờ đợi” và xem lại các email bạn đã xác định là cần phải giải quyết. Điều này sẽ dễ dàng giải quyết hơn so với việc bạn phải dò dẫm tìm thông tin ở nhiều nơi và lo sợ bỏ lỡ mất cái gì đó xảy đến với bạn phải không?

Cảnh báo về phương tiện nhắc việc quá phân tán

Có một mối nguy hiểm dễ thấy trong việc để phương tiện nhắc việc cần làm ở chỗ khuất tầm mắt. Chức năng của một hệ thống tổ chức, đầu tiên là cung cấp những phương tiện nhắc việc bạn nhìn thấy được mỗi khi cần, để bạn có thể tin tưởng vào sự lựa chọn của mình về điều đang làm (và điều không làm). Trước khi rời văn phòng về nhà, bạn phải xem xét lại từng email cần xử lý nhưng chưa được xử lý, giống như hạng mục trong danh sách “Các cuộc điện thoại” hay “Làm việc với máy tính”. Về cốt lõi, “@ Hành động” là phần mở rộng của danh sách “Làm việc với máy tính” và phải được xử lý như nhau. Luồng công việc “đang treo” lưu trữ dưới dạng giấy tờ cũng vậy, phải được đánh giá giống như một danh sách nếu nó là phương tiện nhắc việc duy nhất.

Việc phân bổ các tài liệu gốc, các hành động trong một tệp tin, trong các danh sách và/hoặc trong hệ thống email hoàn toàn chấp nhận được, miễn là khi cần, bạn phải xem xét lại toàn bộ các nhóm, qua đó tin tưởng tất cả các tài liệu gốc như nhau. Bạn không muốn có những thứ bị ẩn khuất trong những khe rãnh của hệ thống và không thể sử dụng chúng với mục đích định sẵn: nhắc nhở.

Để có thể đi chơi với bạn bè hay đi dạo trên một đoạn đường dài không mục đích với tâm trí thật sự thoải mái, bạn phải biết những hạng mục hành động đang nằm ở đâu, chúng thế nào và chúng sẽ đợi gì. Và bạn sẽ cần có khả năng làm điều đó trong vài giây, không phải trong vài ngày.

Tổ chức các phương tiện nhắc dự án

Tạo ra và duy trì danh sách tất cả các dự án của bạn (có nghĩa là bất cứ một kết quả cam kết hay mong muốn nào đòi hỏi hơn một hành động để hoàn thành) có thể là một kinh nghiệm rất tuyệt vời. Bạn có thể có nhiều dự án hơn bạn nghĩ. Nếu bạn chưa làm điều đó, tôi khuyên bạn trước hết nên lập một danh sách “Các dự án” rất bình thường, giống như những danh sách bạn dùng cho hành động. Nó có thể là một nhóm trong thiết bị tổ chức kỹ thuật số, một trang trong cuốn sổ kế hoạch công tác hay thậm chí là một cặp hồ sơ dán nhãn “Các dự án”, với hoặc là một danh sách tổng thể hoặc là các trang giấy rời cho mỗi dự án.

Danh sách “Các dự án”

Danh sách “Các dự án” không có nghĩa là giữ các dự án hay chi tiết của các dự án và bạn cũng không nên cố gắng giữ chúng theo trình tự ưu tiên, quy mô hay mức độ khẩn cấp − nó chỉ là chỉ số của những nút thòng lọng để mở. Bạn sẽ không thể thật sự xử lý toàn bộ danh sách “Các dự án” trong các hoạt động hàng ngày. Phần lớn danh sách các công việc và các nhiệm vụ không chính thống phát sinh của bạn sẽ tạo nên tiêu điểm chiến thuật trước mắt. Hãy nhớ rằng bạn không thể thực hiện một dự án, bạn chỉ có thể thực hiện các bước hành động mà nó cần.

Giá trị đích thực của danh sách “Các dự án” nằm ở việc đánh giá đầy đủ (ít nhất mỗi tuần một lần), cho phép bạn có thể bảo đảm mình có các bước hành động xác định cho toàn bộ dự án và không có kẽ hở. Việc thỉnh thoảng đọc lướt qua danh sách này sẽ nâng cao khả năng kiểm soát của bạn. Bạn sẽ biết có một bảng kê phù hợp sẵn có cho mình (và cả những người khác) bất cứ khi nào muốn đánh giá khối lượng công việc.

Một danh sách hay chia nhỏ danh sách?

Một số người cho rằng một danh sách là phù hợp nhất bởi nó có vai trò là một kho dự trữ tổng thể hơn là sự sắp xếp thứ tự ưu tiên hàng ngày. Hệ thống tổ chức chỉ đơn giản cung cấp các nơi chứa những nút thòng lọng để mở và các phương án lựa chọn, do đó, trí óc bạn có thể dễ dàng đưa ra các quyết định chiến lược cần thiết một cách trực quan.

Việc bạn có bao nhiêu danh sách hay dự án không quan trọng, miễn là bạn nhìn vào nội dung tất cả các danh sách hay dự án đó khi cần, vì bạn sẽ chủ yếu làm điều đó khi làm bản tổng kết hàng tuần.

Một số cách thông dụng để phân nhỏ dự án

Trong một vài trường hợp, sẽ tốt hơn nếu bạn phân nhỏ dự án. Hãy xem xét chúng cụ thể dưới đây.

Cá nhân/công việc. Nhiều người cảm thấy thoái mái hơn khi để các danh sách thành các dự án cá nhân và công việc. Nếu bạn cũng cảm thấy như vậy thì hãy để ý rằng danh sách “Cá nhân” của bạn sẽ cần được xem xét thận trọng như là danh sách “Công việc” chứ không phải là nơi lưu trữ hàng tuần. Rất nhiều công việc trong danh sách cá nhân cần được xử lý vào các ngày trong tuần như những công việc khác. Và thông thường, một vài điều gây sức ép lớn nhất cho công việc lại bắt nguồn từ những khía cạnh cá nhân trong cuộc sống mà chúng ta bỏ qua.

Những dự án chuyển cho người khác. Nếu bạn là một giám đốc hay nhà điều hành cao cấp, bạn có thể phải chịu trách nhiệm trực tiếp với một số dự án trực tiếp, nhưng bạn lại chuyển nó cho người khác thực hiện và yêu cầu họ báo cáo lại cho bạn. Trong khi bạn có thể cho nó vào danh sách “Chờ đợi”, thì sẽ phù hợp hơn nữa nếu bạn tạo ra một danh sách “Dự án chuyển cho người khác làm” để tiện theo dõi. Nhiệm vụ của bạn chỉ đơn giản là xem xét lại danh sách này thường xuyên để đảm bảo mọi việc diễn ra bình thường.

Các loại dự án cụ thể. Một số chuyên gia có thể có một phần công việc là các dự án khác nhau của cùng một loại. Và sẽ có giá trị hơn nếu nhóm chúng vào một danh sách phụ nằm trong danh sách “Các dự án”. Ví dụ, tôi duy trì một nhóm riêng biệt có tên “Dự án sẽ chuyển”, một danh sách xếp theo thứ tự thời gian tất cả các cuộc hội thảo, tập huấn và tư vấn mà tôi cam kết. Những sự kiện này là những “dự án” giống như những dự án khác, trong đó tôi cần lưu lại các ghi chú xem chúng có tiến hành bình thường và hợp lý không cho đến khi kết thúc. Nhưng tôi lại thấy chúng hữu ích khi được đưa vào một danh sách duy nhất, theo đúng lịch làm việc và tách biệt khỏi các dự án khác.

Nếu bạn là nhân viên của hãng bất động sản cung cấp các dịch vụ tư vấn hoặc phát triển các dự án cho một số lượng nhỏ khách hàng tiềm năng trong các ngành khác nhau, bạn có thể thấy hữu dụng khi để tất cả những “quan hệ khách hàng đang tiến triển” vào một danh sách. Đây có thể là một danh sách riêng trong sổ kế hoạch của bạn có tên là “Các dự án khách hàng trong quá trình phát triển”; hoặc nếu bạn đã có sẵn tệp thông tin cho mỗi dự án đang tiến hành thì có thể cho tất cả vào một hồ sơ. Lưu ý rằng, phương pháp này chỉ hiệu quả khi nó thể hiện đầy đủ các tình huống cần hành động và khi bạn thường xuyên xem xét chúng cùng với các dự án còn lại, giữ nguyên hiện trạng của chúng và hết sức tỉnh táo.

Các dự án phụ thì sao?

Một số dự án của bạn có thể có nhiều dự án phụ, mỗi dự án phụ, về lý thuyết, có thể coi là một dự án. Ví dụ, nếu bạn chuyển đến nhà mới và cần sửa sang lại, bạn có thể có một danh sách các việc cần làm như “hoàn thành việc trang trí cảnh quan”, “sửa chữa lại nhà bếp”, “mắc lại dây điện ở tầng trệt”,… Tất cả những việc đó có thể được coi như các dự án riêng biệt. Bạn có để tất cả những thứ này trong một danh sách “Các dự án” không, ví dụ “hoàn thành việc sửa nhà mới” − hay bạn viết mỗi dự án phụ thành một mục riêng?

Cách nào không quan trọng, miễn là bạn có thể thường xuyên xem xét toàn bộ thành phần của các dự án để duy trì năng suất. Không có công cụ bên ngoài hay mô hình tổ chức nào hoàn hảo để phân loại theo chiều ngang và chiều dọc tất cả các dự án của bạn. Bạn vẫn phải nắm bắt tổng thể một cách đồng bộ (ví dụ: thông qua việc xem xét tổng kết hàng tuần). Nếu bạn lập một dự án lớn trong danh sách “Các dự án” thì bạn sẽ muốn giữ một danh sách các dự án phụ và/hoặc chính kế hoạch dự án như là “tài liệu hỗ trợ dự án” để xem xét khi bạn tiến hành xử lý chúng. Bạn nên làm theo cách này nếu đa phần dự án phụ thuộc vào các phần khác được thực hiện trước đó. Trong trường hợp đó, bạn có thể có các dự án phụ mà không cần kèm công việc tiếp theo vì chúng trong trạng thái “chờ đợi” các hành động khác thực hiện trước khi đến lượt chúng. Ví dụ, bạn sẽ không thể sửa lại bếp cho đến khi bạn hoàn thành việc “mắc lại dây điện ở tầng trệt”. Tuy nhiên, bạn có thể tiến hành “trang trí cảnh quan” độc lập với hai dự án phụ trên. Do đó, bạn có thể muốn có công việc tiếp theo liên tục hiện hữu giữa việc “mắc lại dây điện ở tầng trệt” và “hoàn thành trang trí cảnh quan”.

Đừng quá lo lắng xem cách nào là tốt nhất. Nếu bạn không chắc chắn, tôi khuyến khích bạn xếp những dự án lớn vào danh sách “Các dự án” và lưu những mẩu ghi nhớ nhỏ trong tài liệu hỗ trợ dự án, đảm bảo sẽ xếp chúng vào bản tổng kết hàng tuần. Nếu sự sắp xếp này có vẻ không phù hợp, hãy thử cho thêm vào cả những dự án phụ độc lập và đang hoạt động như những mục riêng biệt trong danh sách tổng thể của bạn.

Không có hệ thống hoàn hảo để theo dõi toàn bộ các dự án và dự án phụ của bạn theo cùng một cách. Bạn chỉ cần biết mình có những dự án và nếu chúng có những thành phần liên quan, bạn biết phải tìm những phương tiện nhắc việc phù hợp ở đâu.

Các tài liệu hỗ trợ dự án

Tài liệu hỗ trợ dự án không phải là các công việc dự án, cũng không phải là phương tiện nhắc dự án. Chúng là nguồn hỗ trợ cho các công việc và tư duy về các dự án của bạn.

Đừng sử dụng tài liệu hỗ trợ như những phương tiện nhắc việc. Thông thường mọi người sử dụng giấy và nhét chúng đầy trong các cặp tài liệu như phương tiện nhắc việc rằng: (1) họ có một dự án; và (2) họ phải làm cái gì về dự án đó. Họ thật sự đã biến tài liệu hỗ trợ dự án thành phương tiện nhắc việc. Vấn đề ở chỗ, các công việc tiếp theo và danh mục “Chờ đợi” của những dự án này thường chưa được xác định và thường bị ấn vào một đống giấy tờ hoặc cặp đựng tài liệu − khiến chúng giống như những thứ bỏ đi, gây rối loạn cho việc tổ chức thay vì thu hút sự chú ý của chúng ta. Khi bạn bắt tay vào việc, những tập hồ sơ đó là những thứ cuối cùng bạn muốn ngó đến và nghiên cứu. Bạn sẽ thật sự bị tê liệt trước hàng đống tài liệu như vậy, bởi chúng không đưa ra những gợi ý cho bạn mà chỉ mang lại nhiều lo lắng hơn.

Nếu gặp tình huống này, trước hết bạn phải đặt dự án vào trong danh sách “Các dự án” như một phương tiện nhắc nhở rằng có kết quả cần phải đạt được ở phía trước. Sau đó, các bước hành động và hạng mục “Chờ đợi” phải được cho vào các danh sách nhắc việc phù hợp. Cuối cùng, nếu đã đến lúc phải thật sự hành động, ví dụ như gọi điện cho ai đó về dự án, bạn có thể lấy ra tất cả những tài liệu mà bạn nghĩ có thể cần làm tài liệu hỗ trợ trong quá trình đàm thoại.

Xin nhắc lại, bạn không nên sử dụng tài liệu hỗ trợ như là phương tiện nhắc bạn công việc cần làm mà phải chuyển nó vào danh sách hành động. Tuy nhiên, nếu tài liệu bao gồm cả kế hoạch dự án và đánh giá tổng thể ngoài các thông tin tham khảo lưu trữ không chính thống thì bạn có thể muốn giữ chúng ở dạng dễ thấy và dễ tiếp cận hơn những tài liệu tham khảo thông thường trong tủ hồ sơ. Tủ đựng hồ sơ cũng phù hợp để đựng các tài liệu hỗ trợ, miễn là bạn có quy định mở các ngăn kéo hồ sơ để xem xét kế hoạch mỗi khi làm bản tổng kết công việc hàng tuần. Nếu không, tốt hơn bạn hãy lưu giữ những tài liệu hỗ trợ dự án này trong một cặp hồ sơ hiện có hay một giỏ đựng tài liệu “Treo” riêng biệt trên bàn làm việc.

Hãy quay lại ví dụ trước đây của chúng ta về việc chuyển sang một ngôi nhà mới, bạn có thể có một hồ sơ với tên “Nhà mới” đựng tất cả các kế hoạch, chi tiết và ghi chú về việc trang trí cảnh quan, mắc lại dây điện tầng trệt và sửa chữa nhà bếp. Trong bản tổng kết công việc hàng tuần, khi bạn xét đến mục “Hoàn thành việc sửa chữa nhà mới” trong danh sách “Các dự án”, bạn sẽ lấy ra hồ sơ “Nhà mới” và lật giở toàn bộ các ghi chú để bảo đảm không bỏ qua bất cứ công việc tiếp theo nào. Những công việc này khi đó cần phải được hoàn thành, chuyển giao cho người khác hoặc trì hoãn trong các danh sách hành động, và cặp đựng hồ sơ sẽ được sắp xếp lại cho đến khi bạn cần nó để thực hiện các công việc này hay cho bản tổng kết công việc hàng tuần lần sau.

Nhiều người giao tiếp trực tiếp với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng đã cố gắng sử dụng cặp đựng hồ sơ khách hàng và/hoặc phần mềm quản lý các mối quan hệ giống như Hành động! để “quản lý các mối quan hệ”. Vấn đề là, một số tài liệu chỉ là các số liệu hoặc dữ liệu ghi lại những việc đã qua cần được lưu giữ dưới dạng thông tin cần thiết để tham khảo khi bạn cần sử dụng đến chúng, và một số tài liệu trong đó cần phải được theo dõi như là những hành động cần thiết thúc đẩy mối quan hệ tiến triển. Phần còn lại có thể hiệu quả hơn khi được tổ chức với hệ thống danh sách công việc. Thông tin khách hàng chỉ có vậy và có thể được xếp vào hồ sơ tham khảo khách hàng nói chung hoặc lưu trữ trong thư viện khác hàng (Tôi sử dụng từ “Hành động!” vì lý do quan trọng duy nhất là nó cho phép tôi tham khảo chéo thông tin tổng quát về công ty và những giao tiếp quan trọng với các nhân vật chủ chốt trong công ty). Nếu tôi cần gọi điện cho một khách hàng, tôi không muốn hệ thống nhắc việc để ở nơi nào khác ngoài danh sách “Các cuộc điện thoại”.

Tổ chức cách tư duy dự án ngẫu nhiên

Trong“tài liệu hỗ trợ dự án” và có thể là bất cứ thứ gì, từ khái niệm một điều gì đó bạn muốn làm trong kỳ nghỉ sắp tới đến việc làm rõ một số thành phần chủ yếu trong một kế hoạch dự án. Những ý tưởng này có thể nảy sinh khi bạn đang lái xe trên đường cao tốc và nghe một bản tin hay câu chuyện trên đài, hoặc khi bạn đang đọc một bài báo liên quan. Bạn sẽ làm gì với những loại tài liệu này?

Lời khuyên của tôi là, bạn hãy xem xét đặt việc theo dõi dự án hay chủ đề ở đâu, làm thế nào bạn có thể bổ sung thông tin cùng định dạng và bạn có thể lưu trữ các dữ liệu mở rộng liên quan đến dự án ở đâu. Hầu hết các chuyên gia sẽ có vài sự lựa chọn cách xử lý tài liệu hỗ trợ như những ghi chú vào một mục của danh sách, tổ chức thông tin kỹ thuật số trong email hay cơ sở dữ liệu và duy trì hồ sơ dưới dạng giấy tờ và những ghi chép trong sổ tay.

Những ghi chú đính kèm. Hầu hết các phần mềm tổ chức đều cho phép bạn đính kèm một “ghi chú” dưới dạng kỹ thuật số vào danh sách hay lịch. Nếu bạn đang có một danh sách “Các dự án” trong phần mềm, bạn có thể tìm đến một dự án, mở ra hay bổ sung một trang “ghi chú” cho dự án đó và xếp loại theo ý tưởng của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để nắm bắt cách tư duy “mặt-sau-phong-bì-thư”. Nếu danh sách “Các dự án” dưới dạng giấy, bạn có thể đính kèm một ghi chú ở bên cạnh đề mục trong danh sách tổng thể hoặc nếu bạn là người ít sử dụng công nghệ thì hãy dán lên tờ giấy riêng biệt của đề mục. Trong bất cứ trường hợp nào, bạn cần phải nhìn vào bản đính kèm khi xem xét lại dự án để sử dụng thông tin.

Email và cơ sở dữ liệu. Các email chứa những thông tin giá trị liên quan đến các dự án của bạn có thể được lưu trữ tại một tệp email riêng biệt. Nếu bạn chưa có một danh sách như vậy, bạn cũng có thể thấy nó hữu ích để thiết lập một cơ sở dữ liệu kỹ thuật số cụ thể hơn cho việc tổ chức tư duy về một dự án hay chủ đề. Ví dụ, nếu máy tính của bạn sử dụng phần mềm Lotus Notes, bạn có thể tạo ra một cơ sở dữ liệu kỹ thuật số cho việc sử dụng máy tính cá nhân của bản thân hay dùng chung với người khác trong hệ thống mạng của bạn . Cũng nên để ý tới một số dạng cơ sở dữ liệu tự do khác có trên thị trường. Sẽ rất tuyệt nếu bạn có thể lấy dữ liệu từ trên mạng hoặc email và sắp xếp theo chủ đề ở một nơi nào đó; hoặc ghi lại vào máy tính những ý tưởng trong đầu bạn. Bạn nên sử dụng công nghệ và công cụ đã có − hãy học cách sử dụng tất cả các danh sách và tài liệu đính kèm trong một số phần mềm, ví dụ như phần mềm tổ chức của Palm có thể cung cấp cho bạn đầy đủ tính năng “mặt-sau-phong-bì-thư”.

Các hồ sơ dạng giấy. Có một cặp đựng hồ sơ dành riêng cho mỗi dự án rất có ý nghĩa nếu bạn tích lũy tài liệu dưới dạng giấy. Dù nó có thể là dạng công nghệ thấp nhưng lại là một giải pháp hay. Thật đơn giản và dễ xử lý khi tạo ra một hệ thống hồ sơ tham khảo chung khiến bạn cảm thấy thoải mái.

Một cuốn sổ tay. Ưu điểm lớn của cuốn sổ tay là bạn có thể dành riêng một trang hay một vài trang cho một dự án riêng biệt. Tôi đã nhiều năm duy trì một cuốn sổ tay cỡ trung bình với danh sách “Các dự án” ở nửa đầu và phần “Hỗ trợ dự án” ở cuối sổ, nơi luôn có một vài trang trắng nhằm nắm bắt bất kỳ một ý tưởng hay một kế hoạch ngẫu nhiên và chi tiết nào về các dự án trong danh sách.

Mỗi một phương pháp mô tả ở trên có thể có hiệu quả trong tổ chức cách tư duy dự án. Vấn đề cốt lõi là bạn phải kiên định tìm kiếm bất cứ bước hành động nào vốn có trong ghi chú dự án và xem xét các ghi chú đó thường xuyên khi cần thiết.

Bạn cũng sẽ muốn loại bỏ nhiều ghi chú khác khi chúng trở nên kém hiệu quả hoặc không thực tiễn, để giữ cho toàn bộ hệ thống không bị ảnh hưởng của những cái đã cũ. Tôi nhận thấy rất nhiều giá trị trong việc nắm giữ những loại hình suy nghĩ này. Nhưng tôi cố không để cho những ý nghĩ cũ quanh quẩn trong đầu quá lâu hay giả vờ rằng chúng còn giá trị, trong khi thực tế không như vậy.

Tổ chức các dữ liệu “không thể hành động”

Điều thú vị là, một trong những vấn đề lớn nhất của phần lớn hệ thống quản lý cá nhân của mọi người là họ trộn lẫn một số thứ có thể hành động với một lượng lớn các tài liệu hoặc dữ liệu có giá trị nhưng không hành động được. Có được một cơ cấu nhất quán để quản lý những hạng mục không thể hành động trong công việc và cuộc sống quan trọng tương đương với việc quản lý các hành động và phương tiện nhắc các dự án. Các hạng mục không thể hành động không được quản lý hợp lý sẽ làm nghẽn toàn bộ tiến trình.

Những hạng mục không thể hành động được chia thành hai nhóm: tài liệu tham khảo và phương tiện nhắc các việc không cần hành động hiện tại nhưng có thể cần hành động một ngày nào đó trong tương lai.

Tài liệu tham khảo

Bạn có thể tình cờ bắt gặp rất nhiều thứ là các tài liệu tham khảo trên bàn làm việc và trong cuộc sống. Không cần phải hành động gì với những tài liệu này nhưng chúng là những thông tin bạn muốn giữ lại vì nhiều lý do. Điều quan trọng là bạn cần quyết định sẽ lưu giữ chúng với số lượng bao nhiêu, dành bao nhiêu không gian, lưu trữ dưới dạng gì và ở đâu. Phần lớn những thứ cần quyết định là các đánh giá cá nhân hoặc mang tính tổ chức dựa trên suy nghĩ logic, theo luật hoặc ý thích cá nhân. Thời điểm duy nhất bạn nên để ý đến tài liệu tham khảo là khi bạn cần phải thay đổi hệ thống theo một cách nào đó, bởi vì bạn có quá nhiều hoặc quá ít thông tin theo nhu cầu và sở thích.

Vấn đề mà hầu hết mọi người gặp phải đối với tài liệu của họ là nó vẫn chỉ là “dữ liệu thô” − có nghĩa là họ vẫn chưa quyết định tài liệu nào dùng được, tài liệu nào không. Một khi bạn làm sáng tỏ được vấn đề trên thì phần còn lại ở dạng tài liệu tham khảo sẽ không còn có sức lôi cuốn hay tình trạng chưa hoàn thành nào liên quan tới nó – nó chỉ là thư viện. Quyết định duy nhất của bạn lúc này là muốn thư viện của mình phong phú đến đâu. Khi tăng dung lượng ổ cứng máy tính, tôi có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn. Càng nhiều càng tốt miễn là tôi còn quan tâm, vì tăng số lượng các tài liệu tham khảo đơn thuần không làm tăng sức ép tâm lý.

Sự đa dạng của các hệ thống tham khảo

Có một vài cách để tổ chức các tài liệu tham khảo và nhiều loại công cụ để sử dụng. Dưới đây là một số cách thông dụng nhất:

• Lập hồ sơ tham khảo chung − dạng giấy hoặc email.

• Lập hồ sơ theo nhóm lớn.

• Quản lý các mối quan hệ và các chỉ số.

• Thư viện và nơi lưu trữ thông tin.

Lập hồ sơ tham khảo chung. Như tôi đã nói, một hệ thống hồ sơ tốt rất cần thiết để xử lý và tổ chức tài liệu của bạn. Nó cũng là điều kiện bắt buộc để giải quyết khối lượng lớn các tài liệu bằng giấy có giá trị đối với bạn vì lý do này hay lý do khác. Điều lý tưởng là bạn đã thiết lập hệ thống lập hồ sơ th